Текущо изпълнение на Плана за подобрение на Общинска администрация при Община Николаево за периода 2022-2023 г., към 01.11.2022 г.

Изпълнението на утвърдения „План за подобрение на Общинска администрация при Община Николаево за периода 2022-2023 г.“, който е част от внедрения в администрацията модел CAF, съгласно решение по протокол от 17.02.2022 г., се отчита на всеки 4 месеца. Настоящият втори отчетен доклад обхваща периода 01.07-31.10.2022 г. и дава информация за изпълнението на мерките от плана за същия период. 

В отчетния период 01.07-31.10.2022 г. Общинска администрация Николаево успешно изпълни още 8 от стратегическите мерки, заложени в Плана за подобрение – две от Приоритетна област 1 „Стратегия и планиране“, две от Приоритетна област 2 „Административно обслужване и партньорства (измерване удовлетвореността на заинтересованите страни и гражданите)“, две от Приоритетна област 3 „Човешки ресурси –  управление, компетентности, споделяне на знания, ангажираност“ и две от Приоритетна област 4 „Управление на информация, знания и технологии“, по ред както следва:

 

1/ ПО 1 „Стратегия и планиране“

-         Мярка 8. Ежегодно изготвяне на риск-регистър и определяне на отговорен служител за него: Със Заповед № РД-01-213 / 08.07.2022 г. на Кмета на Община Николаево е назначена комисия, която да съставя риск-регистъра ежегодно, да го комуникира с всички служители в общината и да го актуализира в рамките на годината, ако това е необходимо. Изготвен е нов риск-регистър на община Николаево за 2022 г. Регистърът е комуникиран със служителите през „работната папка“ в споделеното общо сървърно пространство. В допълнение разработихме Стратегия за управление на риска в община Николаево, утвърдена със Заповед № РД-01-213 / 08.07.2022 г. и нови правила за управление на риска в общината. С цитираната заповед са определени и отговорните лица в общината, които да изпълняват всички дейности и функции по управление на риска в общината, определени в Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор.

-         Мярка 15. Проучване на възможност за кандидатстване по проекти за облагородяване на околната среда и туризма: В началото на м. август 2022 г. Община Николаево кандидатства с проект пред ПУДООС. А през месец октомври започнаха едномесечни разкопки на крепостта „Асара“ – идеята е крепостта да се превърне в туристически обект. По тази мярка и дейностите по нея предстои по-подробно отчитане.

 

2/  ПО 2 „Административно обслужване и партньорства (измерване удовлетвореността на заинтересованите страни и гражданите)“

-         Мярка 5. Събиране на мнения от по-голяма част от потребителите на адм. услуги чрез приканване от страна на служителите за попълване на анкетна карта – в случаите, когато гражданинът е на място в ЦАО. Комуникиране на резултатите с всички служители на общината: Предоставянето на Анкетна карта/анкета на гражданите (голямата анкетна карта или опростената брошура) след извършване на заявена от тях административна услуга стана постоянна практика в ЦАО и в кметствата на общината Служителят преценя кой вид карта е удачна за попълване от гражданина и му я предоставя след извършване на услугата. За отчетния период има попълнени 10 бр. анкетни карти и 102 бр. опростени анкети от ЦАО и по кметствата в общината, отчетени в Доклад от гл. спец „Касиер МП“. От направения в доклада анализ е видно, че, като цяло, гражданите – потребители на административни услуги, са много доволни от получената услуга и начина на обслужване: недоволни няма, и само в 4 анкети гражданите не изразяват мнение (не могат да преценят), което като процент от получените анкети е едва 3,9 %. От препоръките, дадени в големите анкетни карти,  към момента можем и ще подобрим инструкциите за попълване на формулярите, като попълним с примерни данни бланките за административните услуги. Образците ще съберем в специална папка, която гражданите да ползват. (Изпълнението на тази мярка е във връзка и с мярка 1 на ПО 2 от плана). Все още част от потребителите на услуги отказват попълване на карта за обратна връзка, което в крайна смета е в ущърб на самите тях, особено в случаите, когато имат препоръки към нас. Но ние сме упорити и ще продължаваме да изискваме попълване на карта за обратна връзка. Резултатите от последните карти са комуникирани с всички служители през деловодната програма и в споделеното сървърно пространство, където е качен докладът на гл. спец „Касиер МП“, отчитащ резултатите от попълнените анкети и анкетни карти. Обобщен анализ, включващ всички събрани карти в едно ще бъде направен в края на годината и ще бъде комуникиран по същия начин.

-         Мярка 7. Проучване на възможността през сайта на Общината да се създаде секция за проверка на актуалните задължения на гражданите към общината: Проведени са разговори с „Информационно обслужване“ АД – клон Стара Загора, които поддържат ПП „Матеус“ – програмата за МДТ, с която общината работи. Работи се по разработването на подобна услуга. Очакванията са да започне да функционира през м. декември 2022 г.

 

 3/ ПО 3 „Човешки ресурси –  управление, компетентности, споделяне на знания, ангажираност“

-         Мярка 2. Извършване на системна проверка и регулярно измерване на натовареността на служителите с оглед постигане на по-добър баланс в тяхното натоварване и разпределяне на работата и както и тяхната мотивация: В изпълнение на мярката разработихме анкета за измерване натовареността на служителите в администрацията. Анкетата и правилата за нейното попълване и отчитане са регламентирани със Заповед № РД-01-269 / 25.08.2022 г. на Кмета на Община Николаево. Съгласно заповедта натовареността ще се измерва два пъти годишно – към 28.02. и към 31.07., като резултатите от измерването ще се отчитат с доклад до кмета на общината, в който ще се съдържат и предложения за решения в случай на необходимост от промяна. За 2022 г. измерването е еднократно до 01.11.2022 г. Към днешна дата Анкетата е раздадена на служителите за попълване. Предстои събирането и отчитането на резултата за 2022 г. и изготвянето на доклада. Следващото измерване по тази мярка е към 28.02.2023 г.

-         Мярка 6. Да се въведе практика за регулярно измерване на удовлетвореността на служителите: Одобрена е анкета за измерване на удовлетвореността на служителите – наречена Анкета за нагласите на служителите, като първото измерване с нея бе направено още в периода на самооценката, преди изготвянето на Доклада по CAF, а второто – няколко месеца по-късно, в периода 20.04-01.05.2022 г. Измерването е анонимно и е планирано да се прави веднъж годишно. Освен това, община Николаево заяви самостоятелен доклад и взе участие през 2020 и през 2022 г. в „Барометър на ангажираността“ – изследване на ИПА, което касае служителите от администрациите и нагласата им към работата. От попълнените анкети и от получените два доклада от ИПА може да твърдим, че служителите в община Николаево като цяло харесват работата си и я вършат с удоволствие, имат позитивно отношение към колегите и ръководството на общината и като общо заключение са доволни от работата си и се чувстват ангажирани с нея, като тенденцията през 2022 в сравнение с 2020 г. е с много леко занижение. От фиг. 7 на доклада на ИПА „Барометър на ангажираността за 2022 г.“ е видно, че глобалния индекс на ангажираността на Община Николаево е 88 в сравнение със средния за страната, който е 73. 

 

3/ ПО 4 „Управление на информация, знания и технологии“

-         Мярка 2. Организиране на работни информационни срещи за запознаване на служителите с новостите в нормативната уредба за работната заплата:  Организирана е работна среща на 08.07.2022 г. за запознаване на служителите с новостите в нормативната уредба за работната заплата – протокол от 08.07.2022 г. ведно с присъствен списък. (Предвид промените в нормативната уредба в заложения в плана срок за изпълнение на мярката, срещата бе една, организирана след въвеждане на законовите промени.)

-         Мярка 3. Насърчаване на трансфера на знания между служителите в администрацията и в частност в отделните дирекции: На 01.08.2022 г. бе проведена първата работна среща за споделяне на знания от проведени обучения на служители. Като лектори се включиха общо четирима служители, преминали скорошни обучения и имащи желание да споделят наученото. Темите бяха интересни за всички служители. Бяха споделени и презентациите от тях. Срещата се оказа изключително полезна и ще се превърне в постоянна практика за Общинска администрация Николаево. За срещата е съставен протокол ведно с присъствен списък.

  

Към дата 01.11.2022 г. са стартирани дейностите по:

-         Мярка 5 – Разработване и внедряване в Общината на система за допълнително материално и нематериално стимулиране – от ПО 1,

-         Мярка 9 – Въвеждане на практика да се прави доклад за състоянието на човешките ресурси в Община Николаево, който да съдържа анализ и мерки за подобрение – от ПО1,

-         Мярка 10 – Ограничаване на разхода за копирна хартия и консумативи. Преминаване  изцяло към електронен вътрешен документооборот – от ПО 1,

-         Мярка 7 – Проучване на възможността през сайта на Общината да се създаде секция за проверка на актуалните задължения на гражданите към общината.

 

 

Следващото отчитане на изпълнението на плана за подобрение, съгласно решенията, приети с Протокол от 17.02.2022 г. от ръководството на общината, ще бъде към дата 01.03.2023 г. 

 

Мерките, които изпълняваме, благодарение на утвърдения от кмета на общината план за подобрение, правят напредъкът ни като администрация видим и осезаем, както за нас, така и за гражданите, с които работим ежедневно. Ефективността, която усещаме и постигаме с проведените вътрешни работни срещи, ще превърнат същите в постоянна практика за нас.

 

 

Стремим се към съвършенство!